Commande régulière

OBJECTIF

La commande régulière permet de passer des commandes chez les fournisseurs sans avoir à gérer un catalogue de produit et passer par la réception de marchandises.

 

prérequis 

 

Icônes

 

Seules les icônes propres à cette fenêtre sont définies dans le tableau ci-dessous.

 

Icône 3.05

Titre

Sert à

Transférer (Ctrl + Shift + F12)

Permet de transférer les transactions.

Imprimer

Permet d’ouvrir le générateur de liste et d’imprimer le formulaire.

Documents

Ouvre la fenêtre de Gestion des documents, pour la transaction courante. La « feuille » sur l’icône indique qu’il y a des documents liés.

Afficher seulement les entrées non transférées

Permet d’afficher seulement les entrées non transférées dans le sommaire des transactions.

Afficher seulement les entrées transférées

Permet d’afficher seulement les entrées transférées dans le sommaire des transactions.

Configuration

Permet d’ouvrir la fenêtre des configurations de la fonction Commande régulière.

 

Étapes

 

maestro* > Achat et approvisionnement > Achats et approvisionnement > Commande > Commande régulière

 

Entrer une commande régulière

  1. Entrer les informations requises :

Champ

Description

Commande - Extension

Numéro de la commande.

NOTES : Le système inscrit automatiquement un numéro lors de l’enregistrement. Par contre, il est possible d’en inscrire un manuellement.

Le numéro d’extension permet de créer une nouvelle commande à partir d’une commande existante. Seules les informations de l’en-tête de la commande sont conservées pour la nouvelle commande.

Un compteur et un masque peuvent être définis au niveau des Configurations diverses.

Bon de travail

Numéro du bon de travail rattaché à la commande.

NOTE : Le système permet de choisir un bon de travail existant que si le module Bons de travail est installé.

Type de contrat

Type de commande.

Valeurs disponibles : 

Commande régulière

Commande comprenant un montant de départ préétabli, avec déduction au fur et à mesure de l’avancement.

NOTE : La commande se ferme automatiquement lorsque la facturation atteint la quantité totale commandée.

Estimé

Commande ouverte avec un engagement.

NOTE : Cette commande permet de suivre un montant estimé au départ mais non confirmé.

Commande ouverte

Commande sans montant prédéterminé (par exemple, la location d’un item pour une période indéterminée).

Réquisition

Permet d’entrer un numéro de réquisition manuellement.

État

État de la commande.

États disponibles : 

Entrée

État par défaut. Fait en sorte que toutes les valeurs nécessaires au transfert soient indiquées au moment de l'enregistrement.

NOTES : La commande ne peut pas être transférée lorsque celle-ci est à cet état.

Réservée

Permet de réserver un numéro de commande pour ensuite la compléter plus tard.

NOTE : La commande ne peut pas être transférée lorsque celle-ci est à cet état.

Engagée

Fait en sorte que toutes les valeurs nécessaires au transfert soient indiquées au moment de l'enregistrement. Apparait dans les montants en commande, même si la commande n'est pas transférée.

NOTE : La commande ne peut pas être transférée lorsque celle-ci est à cet état.

Soumission

Cet état à son propre formulaire de bon de commande et peut provenir des soumissions. Fait en sorte que toutes les valeurs nécessaires au transfert soient indiquées au moment de l'enregistrement.

NOTE : La commande ne peut pas être transférée lorsque celle-ci est à cet état.

Confirmée

Fait en sorte que toutes les valeurs nécessaires au transfert soient indiquées au moment de l'enregistrement.

Cet état est le seul qui permet le transfert de la commande.

NOTES : Si la fonctionnalité d’approbation avancée des commandes est activée dans les Configurations diverses, le changement d’état est disponible seulement lors de l’enregistrement de la commande.

Il est possible de créer de nouveaux états à l’aide de l’option Table des états de commande.

  1. Entrer les informations requises dans l’onglet Détails :

 

Le projet, l’activité et le groupe doivent être différents du projet, activité et groupe de l’inventaire définis dans les Configurations diverses de l’inventaire, sinon il sera impossible de sauvegarder la transaction.

Cette configuration est disponible dans les Configurations diverses du module Achats et approvisionnement, dans la section Inventaire.

Champ

Description

Code Four

Code du fournisseur issu de la Gestion des fournisseurs.

No adresse

Numéro d’adresse du fournisseur.

NOTES : Par défaut, le système affiche l’adresse de la Gestion des fournisseurs.

Il est possible de configurer plusieurs adresses pour un même fournisseur à l’aide de l’option Gestion des adresses de fournisseurs.

Contact

Nom du contact chez le fournisseur.

NOTE : Si un contact est inscrit dans la Gestion des fournisseurs, il s’inscrit automatiquement

Projet

Numéro du projet affecté par l’achat.

NOTES : La liste des projets disponibles apparaît selon la Gestion de la sécurité.

Le projet identifié dans ce champ sert également à sélectionner l’endroit de livraison par défaut lorsque le champ Endroit est à Projet.

Groupe

Groupe affecté par l’achat.

NOTE : Le système inscrit le groupe par défaut défini dans la Gestion des fournisseurs.

Date com.

Date de la commande d’achat.

NOTES : Le système inscrit la date de travail par défaut.

Pour transférer une commande, la période financière au grand-livre doit avoir été créée sinon il sera impossible de transférer la commande.

Livr.

Date de livraison désirée de la commande d’achat.

% Retenue

Pourcentage de retenue applicable sur l’achat lors de la facturation.

Terme de paiement

Terme de paiement issu de la Gestion des termes de paiement applicable par défaut pour la facture.

NOTES : Si un terme de paiement est inscrit dans la Gestion des fournisseurs, il s’inscrit automatiquement.

Le système détermine la date due des factures entrées en fonction du terme de paiement applicable.

Impression d’un bon

Valeurs disponibles :

Oui

Les commandes à Oui sont disponibles lors du lancement d’une impression à partir de l’option Impression des commandes.

Non

Les commandes à Non ne sont pas disponibles lors du lancement d’une impression à partir de l’option Impression des commandes.

  1. Section Ventilation :

Champ

Description

Description

Description de l’item commandé.

NOTES : Si un . est inscrit, ce caractère indique au système que la ligne est un commentaire.

Il est possible de sélectionner des items de la Gestion des items en appuyant sur F7. Le système insère les lignes avec toutes les valeurs prédéfinies.

Unité

Unité de conversion.

NOTE : L’unité permet de multiplier la quantité par la valeur entrée.

Activité

Détermine pour chaque ligne de ventilation à quelle activité la dépense appartient.

Groupe

Détermine pour chaque ligne de ventilation à quel groupe la dépense appartient.

NOTE : Le système utilise la valeur par défaut inscrite dans l’entête de la commande.

Quantité

Quantité commandée.

Reçu

Quantité reçue.

NOTE : Ce champ s’affiche automatiquement pour les commandes actives ou fermées pour lesquelles des quantités ont été facturées.

.P.U

Prix unitaire.

% Esc

Pourcentage d’escompte.

NOTE : Si un pourcentage est défini dans la Gestion des escomptes/fournisseur, il s’inscrit automatiquement.

Montant

Montant de la ligne de ventilation.

NOTE : Un montant peut être entré même si les champs Qté commandée et Prix unitaire sont vides.

Tx

Code de taxes applicable.

NOTE : Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter l’aide sur la Lecture des codes de taxes de maestro*.

Tx

Code de taxes applicable.

NOTE : Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter l’aide sur la Lecture des codes de taxes de maestro*.

État

Complété par défaut lors de l’enregistrement de la commande en fonction de son avancement dans le système.

Compagnie

Nom de la compagnie de la dépense.

NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.

Spécif. 1

Spécification pour la ligne de la commande.

NOTE : Il est possible d’entrer une note particulière en lien avec la ligne. Cette note peut être imprimée sur le formulaire de la commande.

Spécif. 2

2e spécification pour la ligne de la commande.

NOTE : Il est possible d’entrer une note particulière en lien avec la ligne. Cette note peut être imprimée sur le formulaire de la commande.

Cpt d’avis de changement

Numéro du compteur de l’avis de changement lié à la commande par l’option Gestion des changements. Cette option doit être installée.

 

Si un budget est entré en lien avec les projets, activités et groupes saisis, le système vérifie s’il y a dépassement du budget lors de l’enregistrement si cette fonctionnalité est activée dans les Configurations diverses.

  1. Entrer les informations requises dans l’onglet Livraison :

Champ

Description

Endroit

Endroit des travaux.

Valeurs disponibles : 

Alternatif

Permet de créer une adresse temporaire.

Contact

Permet d’utiliser une adresse associée à un contact issu de l’option Gestion des contacts.

Cie

Utilise l’adresse entrée dans les paramètres de la compagnie.

Four

Permet d’utiliser l’adresse définie dans la Gestion des fournisseurs pour le fournisseur sélectionné.

Adresse livr. four.

Permet d’utiliser une adresse issue de l’option Gestion des adresses de fournisseurs.

Liste

Permet d’utiliser une adresse issue de la Gestion des adresses.

Projet

Utilise l’adresse inscrite dans la Gestion des projets du projet sélectionné.

NOTE : Si un projet a été identifié dans l’écran principal de la commande, ce dernier sera automatiquement sélectionné comme endroit de livraison si le champ Endroit est à Projet.

Par contre, si un projet est sélectionné manuellement dans ce champ, ce dernier sera conservé même si le projet a été modifié dans l’écran principal de la commande.

Sélection

Permet d’avoir accès aux bases de données liées en fonction de la sélection faite au champ Endroit.

Transport

Transport issu de la Gestion des abréviations.

FOB

Incoterm issu de la Gestion des abréviations.

Emplacement

Emplacement où sera entreposé le matériel de la commande.

À l’attention de

Contact lors de la livraison.

Acheteur

Numéro de l’utilisateur qui a entré la commande.

Spécification

Spécification pour la commande issue de la Gestion des spécifications.

  1. Entrer les informations requises dans l’onglet Mémo : permet d’entrer un mémo en lien avec la commande.
  2. Cliquer sur Enregistrer.

 

Seules les commandes à l’état Confirmée peuvent être transférées. Une fois transférée, la commande ne peut plus être modifiée, sauf si la fonctionnalité Déverrouiller la commande est utilisée. Pour pouvoir utiliser cette fonction, aucune facture ne doit avoir été entrée pour la commande. Pour que l’usager ait accès à l’option Déverrouiller la commande, la sécurité de l’usager doit être modifiée pour lui donner accès à l’option L’usager peut modifier les commandes transférées sous l’onglet Restriction des accès, section Achats et approvisionnement – Commande.

 

 

 

 

Voir aussi

 

Dernière modification : 12 novembre 2024